AGENDA EN LIGNE : Comment mettre un système de prise de RDV automatique sur son site internet ? - EcolibR'

AGENDA EN LIGNE : Comment mettre un système de prise de RDV automatique sur son site internet ?

mettre agenda en ligne sur son site internet

Vous le savez, le concept EcolibR’ mise beaucoup sur l’automatisation que je nommerai “d’intelligente”. Comprenez : pourquoi s’encombrer l’esprit et l’emploi du temps avec des tâches chronophages, lorsqu’on peut facilement et gratuitement les déléguer, sans pour autant s’éloigner de nos valeurs ou déshumaniser notre activité ? Et mettre un agenda en ligne sur votre site internet en fait partie !

L’application d’agenda en ligne que l’on vous conseille

Vous savez, c’est quand vous cliquez sur un bouton genre “Prenez RDV” et que le site internet sur lequel vous êtes, vous affiche une page où vous devez sélectionner le mois, le jour puis l’heure de rendez-vous que vous souhaitez. Ca se fait de plus en plus pour les rendez-vous médicaux, mais ce sont souvent des sites spécialisés comme www.doctolib.fr ou www.allodocteurs.fr qui proposent ces services. De plus, c’est en général payant.

Il existe d’autres services non spécialisés que vous pouvez utiliser pour n’importe quelle activité et qui sont gratuits dans leur version simplifiée et souvent suffisante. Nous avons sélectionné l’application Calendly (www.calendly.com). Elle est en français et on vous propose ci-dessous un tutoriel pour mettre rapidement en place votre propre bouton “Prendre RDV avec moi” sur votre site internet.

Accéder directement au tutoriel ci-dessous :

Pourquoi c’est indispensable d’avoir un agenda en ligne sur votre site ?

Avoir recours à une solution de prise de RDV en ligne a des avantages aussi bien pour vous, que pour vos clients :

Avantages pour vous :

  • Vous n’avez plus besoin de répondre au téléphone pour prendre vos RDV.
  • Vous n’êtes plus dérangé pendant vos séances/prestations individuelles, le cas échéant.
  • Vous n’avez plus besoin de passer des heures à écouter les messages laissés sur votre messagerie vocale.
  • Vous n’êtes plus obligée de passer la moitié de vos pauses déjeuner, à rappeler les clients qui vous ont laissé un message (sans compter qu’ils ne vont peut-être pas décrocher et que vous serez obligée de laisser un message à votre tour).
  • Pendant ce temps, votre agenda ne se remplit pas et vous devez jongler avec les “peut-être” en attendant les réponses de vos clients.
  • Vous pourriez déléguer cette gestion de prise de RDV à une secrétaire mais ça vous coûterait peut-être trop cher, si vous en êtes au stade de démarrer votre activité.
  • Ici, on vous propose de déléguer la tâche, à votre site internet et ceci gratuitement ! (oui, oui, votre site internet est un excellent prestataire pour commencer à déléguer 😉)
  • En plus, sur l’outil Calendly qu’on vous propose, vous avez la possibilité de poser des questions à votre client avant le RDV (très pratique et pas toujours faisable lors d’une prise de RDV par téléphone).

Avantages pour votre client :

  • Votre client n’est pas obligé de prendre son RDV pendant vos horaires d’ouverture et peut donc valider son RDV quand il en a envie (le dimanche, le soir à 22H30, pendant sa pause déjeuner….).
  • Il peut prendre le temps de répondre tranquillement aux questions que vous lui poserez en amont du RDV sur l’outil Calendly (si vous le mettez en place et si ça se prête à votre activité).

Comment on fait concrètement pour mettre un menu “RDV en ligne” sur notre site ?

1- Tout d’abord, il faut créer un compte sur l’application Calendly. Pour cela, rendez-vous sur www.calendly.com/fr.

2- Ensuite, une fois votre compte créé, cliquez sur “Nouveau type d’évènement”. Cela va vous permettre de créer un type de RDV. Dans la version gratuite, vous pourrez activer un seul type de RDV à la fois mais c’est souvent suffisant ! 😅

3- Ensuite, remplissez les champs qui vous sont proposés :

  • le nom du RDV que vous proposez (exemple : séance découverte gratuite de 45 minutes)
  • le lieu de votre RDV (ça peut être une “vraie” adresse pour les RDV en présentiel ou un RDV en visio par exemple)
  • la description vous permet de détailler ce que vous proposez lors du RDV (je vous conseille ici de noter la durée du RDV ainsi que votre politique d’annulation car la fonction qui le permet est disponible uniquement dans la version payant – par exemple ‘tout RDV non honoré sera facturé”)

4- Ensuite, sur la page suivante, vous pourrez déterminer :

  • si votre agenda est ouvert indéfiniment ou alors vous pourrez définir une durée (exemple 60 jours)
  • la durée du RDV que vous proposez (exemple : 45 minutes)
  • les détails de votre agenda, c’est-à-dire déterminer les plages horaires de vos disponibilités !
  • en affichant les réglages supplémentaires, vous pourrez aussi déterminer combien de temps avant la date présumée, votre cliente peut prendre son RDV en ligne (exemple : 24heures, 48 heures avant, etc…)

5 – Sur la page suivante, vous avez des réglages supplémentaires pour :

  • ajouter des questions afin que votre client y réponde avant le RDV (exemple : adresse site internet, attentes précises, etc…..- ce qui peut être très intéressant ! 🙂)
  • les autres options sont payantes (confirmation du RDV en ligne par mail ou SMS / rajout d’une politique d’annulation, paiement en ligne, page de confirmation personnalisée, etc…)

6- Ensuite, revenez sur la page d’accueil et votre évènement se sera créé. Cliquez sur “copier le lien” pour copier l’adresse du calendrier dans le presse-papier.

7- Allez à présent sur WordPress, dans Apparences > Menu > Choisissez le menu du haut (Menu principal) ou créez-le > Dans la colonne “Ajoutez des éléments de menu”, choisissez ” Liens personnalisés” et coller le lien Calendly précédemment copié > Renseigner un texte de lien comme par exemple “Prendre RDV en ligne” > Enregistrer le menu

Vous avez à présent un nouvel onglet dans votre menu qui s’appelle “Prendre RDV en ligne”. Quand vos clients cliqueront dessus, ils atterriront directement sur votre agenda Calendly et n’auront plus qu’à choisir la date de RDV qui leur convient, en fonction des disponibilités que vous aurez préalablement renseignées.

Pour aller plus loin

Vous voilà prête à dire fièrement à vos clients : “vous pouvez prendre RDV sur mon agenda en ligne sur mon site internet ! ” 😎🍾

Nous aussi, on a un agenda Calendly en ligne ! 😜 D’ailleurs si vous souhaitez prendre RDV avec nous pour qu’on vous accompagne de manière hyper personnalisée dans la numérisation de votre activité, c’est par ici !

Pauline

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